Projekt uchwały zarządu w sprawie zasad prowadzenia projektów stowarzyszenia

  1. Projektem stowarzyszenia w rozumieniu niniejszej uchwały jest każda zorganizowana działalność członków stowarzyszenia, która wymaga:

    1. upoważnienia osób biorących w niej udział do reprezentowania Stowarzyszenia na zewnątrz, lub
    2. skorzystania ze środków finansowych własnych Stowarzyszenia, środków celowych przyznanych Stowarzyszeniu lub na innej podstawie pozostających w dyspozycji Stowarzyszenia.
  2. Każdy z członków Stowarzyszenia jest upoważniony do organizowania działalności Stowarzyszenia w zakresie nie wymagającym upoważnienia do reprezentacji lub finansowania Stowarzyszenia.
  3. Propozycja projektu powinna zawierać wskazanie osoby odpowiedzialnej za projekt, zarys celów projektu oraz działań potrzebnych do jego urzeczywistnienia, jak również uzasadnienie zgodności celów projektu z celami statutowymi Stowarzyszenia.
  4. Projekt powstaje z chwilą zatwierdzenia przez Zarząd zakresu, planu i budżetu projektu w drodze uchwały.
  5. Zgłaszanie propozycji projektu należy składać do Zarządu Stowarzyszenia.

  6. Zarząd może w drodze uchwały:

    1. upoważnić osobę odpowiedzialną do przeprowadzenia określonych działań w imieniu stowarzyszenia (zwaną dalej pełnomocnikiem);
    2. powierzyć osobie odpowiedzialnej przygotowanie projektu (ustanowić inicjatora projektu);
    3. powierzyć osobie odpowidzialnej prowadzenie projektu (ustanowić kierownika projektu);
    4. upoważnić kierownika projektu do dysponowania budżetem do określonej wysokości;
    5. odwołać lub zmienić pełnomocnika, inicjatora lub kierownika projektu.
  7. Inicjator projektu powinien przygotować plan i budżet projektu. Wnioski o finansowanie zewnętrzne powinny zostać zatwierdzone przez Zarząd przed złożeniem do organizacji finansujących.
  8. Kierownik projektu działa na podstawie planu i budżetu projektu zatwierdzonego przez Zarząd. Kierownik projektu ma obowiązek przedstawiać raporty zawierające opis zadań ostatnio wykonanych w odniesieniu do planu projektu oraz rozliczenie wykorzystania środków budżetowych w odniesieniu do budżetu projektu.
  9. Raporty skierowane do organizacji finansujących powinny zostać przedstawione Zarządowi do zatwierdzenia przed złożeniem.
  10. Zarząd może zażądać od pełnomocników, inicjatorów i kierowników projektów dodatkowych raportów i wyjaśnień w sprawie realizacji projektu.
  11. O ile wydane upoważnienie lub pełnomocnictwo nie stanowią inaczej, korzystanie ze środków finansowych o których mowa w punkcie 1.2. niniejszej uchwały wymaga uprzedniej i każdorazowej zgody Zarządu.

zgody w formie uchwaly? - VaGla

Komentarz Tak, na razie tak. Aby uniknąć ceregieli wystawiamy pełnomocnictwa również dla członków zarządu. Być może rozwinie się to w bardziej stały podział obowiązków. Przyda się być może też instytucja patrona projektu, patrz poniżej (upoważniony przez Zarząd członek Zarządu) --MarcinCieslak

  1. W sprawach przekraczających zakres upoważnień wymienionych w punkcie 6) decyzje w imieniu Stowarzyszenia podejmuje Zarząd lub upoważniony przez Zarząd członek Zarządu.
  2. Podejmując uchwałę w przypadkach określonych w punkcie 6) Zarząd może w uzasadnionych przypadkach ustalić odrębne zasady prowadzenia projektu.

raporty okresowe jak czesto maja byc skladane - czy to ma byc elementem planu przedstawionego przez inicjatora? czy Zarzad moze ingerowac w przedstawiony plan, w szczegolnosci stwierdzic, ze owszem - to wszystko jest ok, ale chcemy czesciej raporty dostawac - VaGla

Szczegółowość i okres określi zarząd w uchwale inicjującej. Pierwsza wersja regulaminu ustawiała na sztywno raporty dwa tygodnie dla projektu, skrócony raport raz na tydzień w przypadku inkubacji. W toku dyskusji w Zarządzie doszliśmy do wniosku, że tu potrzebna jest pewna elastyczność, ale takie terminy mamy na myśli. Na pewno nie rzadziej niż grantodawcy, ale dla mnie to jest za rzadko. Raport dodatkowy - jest na to odpowiedni punkt. --MarcinCieslak

jakbys Saperq widzial sprawe kontroli i nadzoru nad projektami ze strony Zarzadu? Bo ja widze potencjalnie taka sytuacje, ze zapadnie uchawal Zarzadu, "uruchomi sie projekt", ktory nierealizowany nagle da plame. Moze powinien byc jakis mechanizm jasny przewidziany, ze Zarzad w drodze uchwaly moze podjac decyzje o cofnieciu pelnomocnictwa i powierzenia innej osobie kierowania projektem - to co prawda wynika z ogolnych prerogatyw zarzadu, ale skoro robimy jasne i jawne zasady, moze warto to uwzglednic na tym etapie w jednym miejscu by nie bylo niedopowiedzen.... Jakie jeszcze Zarzad moze miec nadzorcze funkcje? Co moze zrobic w przypadku keidy cos idzie nie tak, sa konflikty lub ewidentnie przekroczone pelnomocnictwo, poza zdjeciem kierownika projektu? - VaGla

Ten regulamin ma się kształtować w boju i jak wiesz mamy taką sytuację w jednym z projektów. Dopisałem podpunkt o odwołaniu pełnomocnika/inicjatora/kierownika. Co do konfliktów i innych rzeczy można pomyśleć nad jakimś trybem odwoławczym od decyzji (na czyj wniosek, członkowie, ale wykonawcy?), ale nie chcę rzucać kierownikom kłód pod nogi - to odpowiedzialna funkcja społeczna i mam ich wspierać, a nie ograniczać --MarcinCieslak

Warunkiem sukcesu jest powiązanie praw i obowiązków. Struktura, w której jedna osoba (kierownik) ma wyłącznie prawa bez żadnych zadań i obowiązków, a kto inny (inicjator) wyłącznie obowiązki i zadania bez prawa dysponowania zasobami gwarantuje niepowodzenie. Znane są efektywne rozwiązania, w których obok kierownika projektu wyznacza się osobnego "wewnętrznego klienta" (recenzenta i akceptującego), ale zawsze osoba odpowiedzialna za realizację ma prawo dysponować zasobami. Ponadto jesteśmy nieliczną organizacją i jeśli z góry założymy, że każdy projekt wymaga trzech funkcyjnych, to do 90% naszych projektów nawet się nie zabierzemy. Proponuję jednoznaczny zapis, że Zarząd wyznacza jedną osobę odpowiedzialną za wykonanie projektu i wyznacza jej cele (terminy i wymierne rezultaty, która ma osiągnąć) oraz zasoby, jakimi może dysponować. Celowe wydaje się także utrudnienie prób odwołania kierownika z dnia na dzień jako sankcji za to, że komuś nadepnął na odcisk, krzywo uśmiechnął lub czyjś kuzyn też chce się sprawdzić. Warto zadeklarować zasadę, że dopóki kierownik realizuje przyjęte zadania w ramach przyznanych środków, dopóty jego usunięcie nie jest rozważane. - WlaMa

To nie jest tak, że mają być trzy osoby. "Inicjator" i "kierownik" to może i powinna być ta sama osoba. Chodzi tu tylko o dwie fazy: przygotowanie i prowadzenie z planem. Uważam, że za wcześnie jest na rozwiązanie "masz wszystko i zrób". Za mało mamy dobrze przeprowadzonych projektów i nie mamy fachowych prowadzących. Zarząd powinien prowadzących wspierać i nadzorować, np. zdejmując wiele spraw formalnych z prowadzących projekty. Co do zmian kierowników itp. pozwolę sobie zachować zdanie odrębne i dobrze wiesz dlaczego. - MarcinCieslak

IMVHO mocniej powinien być umocowany ten "nadzorca" czy "kontakt" ze strony Zarządu - jego osoba powinna być wskazana na etapie przygotowywania projektu, Zarząd powinien mieć jasność co do tego kto z jego składu sprawuje pieczę nad danym projektem, a kierownik - kto jest jego kontaktem z ramienia Zarządu. Kurator odbiera raporty, analizuje funkcjonowanie projektu, w razie potrzeby wnioskuje na zebraniu Zarządu o szczególne działania itp. Mówiąc praktycznie, to jest ta osoba, która w Google Calendar or compatible ma ustawione przypominajki w stylu "2006.09.16 deadline kolejnego raportu z projektu Heńka - sprawdzić pocztę, ew. zrugać Heńka i zawiadomić resztę Zarządu".

Oczywiście, jeśli projektów będzie zbyt dużo jak na możliwości samego Zarządu, można wyznaczać pełnomocników-kuratorów projektów albo jakoś tak. -GrzegorzStaniak