Protokół z posiedzenia Zarządu ISOC Polska w dniu 18.02.2006

Omawiane sprawy:

1. Wykonanie ustaleń z poprzedniego posiedzenia Zarządu
2. "Mapa drogowa" dalszych działań
3. Ewentualne modyfikacje w procedurze przyjmowania nowych członków
4. Sprawy księgowe i inne formalne
5. Sposoby realizacji projektów w ramach ISOC
6. Sposób przeprowadzenia dyskusji programowej
7. Możliwe terminy i sposób przygotowania NWZ
8. Przyjęcie nowych członków

Uczestnicy:
Marcin Cieślak (MC)
Jacek Gajewski (JG)
Leszek Bogdanowicz (LB)

oraz
Władysław Majewski (WM)

W trakcie posiedzenia dołączyli:
Piotr Waglowski (PW)
Zbigniew Łukasiak (ZŁ)

Ustalenia z poprzedniego posiedzenia:

1. Po przejęciu dokumentacji, nastąpi sprawdzenie jej kompletności oraz zweryfikowanie i ustalenie listy problemów do rozwiązania. Odpowiedzialny: MC. Termin przejęcia do 31.01.2006. - Dokumentacja została przejęta.
2. Podjęte zostaną odpowiednie czynności zmierzające do uporządkowania spraw w KRS. Odpowiedzialny: JG. Termin rozpoczęcia: 31.01.2006.
   Wnioski do KRS zostały wypełnione i złożone.
3. Rozpoczęte zostaną rozmowy z firmą ESTIM w celu próby wyegzekwowania sfinansowania czynności formalnych, których konieczność powstała w wyniku zaniedbań i błędów tej firmy. Odpowiedzialny: LB. Pomoc: KK. Termin rozpoczęcia: 1.02.2006.

   Doprowadzono do spotkania z właścicielką firmy ESTIM. Uzyskano w formie pisemnej: potwierdzenie istnienia umowy na obsługę księgowości stowarzyszenia oraz deklarację współpracy w celu uzyskania odszkodowania z polisy odpowiedzialności cywilnej.

4. Posiedzenia Zarządu będą jak dotychczas otwarte dla wszystkich zainteresowanych.
   Ustalenie wprowadzone w życie.
5. Protokoły z posiedzeń będą miały formę listy omawianych spraw, listy ustaleń i uchwał, wraz z odpowiedzialnymi za realizację i terminami.
   Ustalenie wprowadzone w życie.
6. Następne posiedzenie Zarządu ustalono wstępnie na koniec lutego 2006, do tego czasu zakłada się uporządkowanie najistotniejszych spraw, które pozwolą na dalsze formalne funkcjonowanie Zarządu. Zadania z listy problemów, po jej ustaleniu, zostaną rozdzielone w trybie komunikacji mailowej.
   Obecne posiedzenie odbyło się wcześniej, sprawy porządkowane są na bieżąco.
7. Na serwerze WWW zainstalowany zostanie system CMS, który umożliwi m.in. realizacje uporządkowanej dyskusji programowej. Odpowiedzialny: PW. Termin do 5.06.2006
   Zrealizowane.

Ustalenia:

1. Inwentaryzacja przejętych umów – LB dostarczy od Marka Wiechno umowy, które zostały przekazane w związku z wstępnym porządkowaniem spraw formalnych. JG sporządzi listę wszystkich dokumentów. Termin: do 5.03.2006.
2. Stworzona zostanie lista dokumentów (w tym umów, regulaminów, prowadzenia projektów, zasady funkcjonowania sekcji, zasady konstruowania kosztorysów projektów itp.), które w najbliższym czasie powinny powstać lub powinny zostać uzupełnione, zmodyfikowane. Lista będzie opublikowana na serwerze ISOC. Odpowiedzialny: LB, termin: do 5.03.2006
3. Należy spróbować wyegzekwować od ESTIMU realizację deklaracji o wypłacie odszkodowania. Odpowiedzialny: LB, termin: najbliższy możliwy
4. Sprawy księgowe, w tym PIT-y za umowy z osobami fizycznymi, będą dalej porządkowane i wyjaśniane. Odpowiedzialny: LB
5. W związku z koniecznością realizacji projektu tłumaczenia RFC, na który pozyskane zostało w przeszłości finansowanie, WM zobowiązał się do przygotowania zakresu prac, planu prac i kosztorysu, termin: do 26.02.2006, koordynator ze strony Zarządu: MC
6. W związku z realizacją projektu e-study JG przygotuje i opublikuje sprawozdania i inne dokumenty tego projektu, które mogą posłużyć jako przykłady dokumentacji projektowej, termin: do 5.03.2006. Następnie MC opracuje koncepcję prezentacji projektów (repozytorium) i komunikacji ich wyników prowadzonych w ramach ISOC.
7. Podjęto decyzję o zastąpieniu dotychczasowego serwisu WWW nowa wersją przygotowana przez PW (drupal). Odpowiedzialny: PW, termin: początek nadchodzącego tygodnia.
8. Opracowane zostaną propozycje zmian w zakresie pozyskiwania deklaracji członkowskich. Odpowiedzialny: LB, termin: do 5.03.2006
9. W związku z deklaracją PCSS (operator Pioniera) wsparcia ISOC poprzez hostowanie serwera MC przygotuje wymagania techniczne niezbędne dla realizacji założonych funkcji. Termin: do 26.02.2006. PW i MC zgłosili chęć występowania w roli osób kontaktowych z PCSS w sprawach technicznych i administracyjnych – po uruchomieniu hostingu.
10. MC przygotuje propozycję terminarza i planu NWZ. Termin: do: 26.02.2006

Uchwały:

• Nr 1/2006 w sprawie powierzenia Markowi Wiechno uporządkowania spraw księgowych
• Nr 2/2006 w sprawie wynagrodzenia dla p. Joanny Stankiewicz za obsługę ostatniego WZ
• Nr 3/2006 w sprawie przyjęcia nowych członków stowarzyszenia